Een inbreuk melden bij lokaal bestuur Bocholt

Op 18 november 2022 bekrachtigde de Vlaamse Regering een wijziging van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 die voorziet in een procedure voor de melding van inbreuken en bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement. Op deze webpagina lees je hoe je inbreuken bij het lokaal bestuur Bocholt kan melden en onder welke voorwaarden je als melder in aanmerking komt voor de bescherming tegen represailles Bocholt bedoeld van het gemeentebestuur en OCMW van Bocholt en van het autonoom gemeentebedrijf (AGB) Bocholt.

Welke inbreuken kunnen gemeld worden?

Melders/klokkenluiders kunnen een inbreuk melden die gepleegd wordt binnen het lokaal bestuur Bocholt en die verkregen is in een werkcontext waarbij personen na de melding het risico op represailles lopen. Het gaat over alle inbreuken op wetgeving en regelgeving die in Vlaanderen van toepassing zijn. Ook de eigen interne regels van het lokaal bestuur Het gaat over een handeling of nalatigheid van het lokaal bestuur die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnt. Men kan ook meldingen doen van inbreuken van de politieke organen.

Inbreuken omvatten informatie, met inbegrip van redelijke vermoedens, over:

1. Feitelijke of mogelijke inbreuken die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen de overheidsinstantie waar de melder werkt, heeft gewerkt of gesolliciteerd heeft of binnen een andere overheidsinstantie waarmee de melder in het kader van zijn werk in contact is geweest.
2. Pogingen tot het verhullen van inbreuken.

Deze procedure is niet van toepassing op het melden van informatie waarvan de bekendmaking niet is toegelaten om een van de volgende redenen:

1. De veiligheid van het land;
2. Geclassificeerde gegevens;
3. De bescherming van het beroepsgeheim van advocaten en van het medisch beroepsgeheim;
4. De gerechtelijke beraadslagingen;
5. Het strafprocesrecht.

Een melding is iets anders dan een klacht. Voor burgers zonder werkrelatie met het lokaal bestuur Bocholt geldt de gewone klachtenregeling.

Wie kan een melding indienen?

Elke persoon die in het kader van een werkrelatie informatie verkreeg over inbreuken kan een melding maken. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen interne klokkenluiders (personeelsleden van het lokaal bestuur Bocholt) en externe klokkenluiders (die zijn personen die via hun werk met het lokaal bestuur Bocholt in contact komen). Jobstudenten worden beschouwd als personeelsleden. Voorbeelden van externe klokkenluiders zijn sollicitanten, consultants of leveranciers.

Hoe kan een melding ingediend worden?

Via het interne meldingskanaal (enkel voor interne klokkenluiders):

Het Bestuursdecreet legt vast hoe de interne klokkenluider een melding kan indienen. De algemeen directeur heeft overeenkomstig het Bestuursdecreet de rol van intern meldpunt gedelegeerd aan het diensthoofd Personeel & Organisatie.

Klokkenluiders kunnen meldingen schriftelijk (via de toepassing Whistleblower of via brief), telefonisch of tijdens een fysieke ontmoeting bezorgen.

• Schriftelijke interne melding via de toepassing Whistleblower:
  Een interne melding via de toepassing Whistleblower gebeurt via:
  • QR-code:(zie rechts)
  • Link: https://whistleblowersoftware.com/secure/gemeentebocholt
• Schriftelijke interne melding via brief:
  Een interne melding per brief wordt gericht aan:
  • Lokaal bestuur Bocholt
    Intern Meldpunt Klokkenluiders – vertrouwelijk
    Dorpsstraat 16
    3950 Bocholt
    De brief wordt ongeopend en op een beveiligde manier rechtstreeks aan het
    diensthoofd Personeel & Organisatie bezorgd.
• Telefonische interne melding:
  Een telefonische interne melding kan gedaan worden door te bellen naar het diensthoofd Personeel & Organisatie (089/20 19 07).
  Als de melder ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden (duurzame en opvraagbare vorm) en kan er een verslag van het gesprek worden opgemaakt. De melder krijgt de kans dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
• Fysieke ontmoeting:
  De melder heeft het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van zijn interne melding te bespreken.
  Als de melder ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden (duurzame en opvraagbare vorm) en kan er een verslag van het gesprek worden opgemaakt. De melder krijgt de kans dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

Via het externe meldingskanaal (voor externe en desgevallend ook interne klokkenluiders):
Externe klokkenluiders kunnen enkel rechtstreeks extern melden bij Audit Vlaanderen. Een interne klokkenluider die al een interne melding gedaan over het lokale bestuur, maar meent dat de inbreuk bij een interne melding niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat, kan als interne klokkenluider ook een externe melding maken bij Audit Vlaanderen.
Externe melding meldingen kunnen (anoniem) aan Audit Vlaanderen bezorgd worden:

• Per post:
  Audit Vlaanderen
  Havenlaan 88 – bus 24
  1000 Brussel
• Per e-mail:
  audit@vlaanderen.be
• Telefonisch:
  02 553 45 55

Procedure na interne of externe melding

1. Ontvangstmelding
De melder ontvangt binnen de zeven dagen na de dag waarop het meldingskanaal de melding ontvangen heeft een ontvangstmelding, tenzij:

• De melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan ontvangt de melder meteen meer informatie
  over zijn melding.
• De melder zich uitdrukkelijk verzet heeft tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
• Het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van de identiteit van de melder in gevaar
  brengt.

2. Meer informatie over de melding
Binnen een redelijke termijn krijgt de melder informatie over wat er met zijn melding gebeurde.
Meer concreet:

• Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
• Of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.

Let wel: Audit Vlaanderen kan deze termijn van drie maanden verlengen tot maximaal zes maanden. In dat geval informeert Audit Vlaanderen de melder en de betrokken lokale overheid schriftelijk over de verlenging van de termijn en de reden daarvoor, alvorens de voormelde termijn van drie maanden verstreken is.

Audit Vlaanderen kan beslissen om de melding niet in behandeling te nemen als:

• de inbreuk van geringe betekenis is;
• de melding betrekking heeft op feiten die in een eerdere melding van de melder al zijn behandeld en de nieuwe melding geen nieuwe informatie van betekenis bevat.

In deze gevallen stuurt Audit Vlaanderen de melder binnen zeven dagen nadat het de melding heeft ontvangen, naast de ontvangstmelding ook de beslissing om de melding niet in behandeling te nemen en een motivatie voor die beslissing.

Welke bescherming en garanties krijgt de melder?

Het Bestuursdecreet en GDPR bepalen duidelijk aan welke gegevens over de melding mogen of moeten geregistreerd worden en geeft richtlijnen over de bewaring.
Meldingen moeten vertrouwelijk en kwaliteitsvol behandeld worden. De identiteit van de melder wordt beschermd. De melder kan er ook voor kiezen om anoniem te blijven. En verklaringen van klokkenluiders vallen niet onder het inzagerecht, tenzij het betrokken personeelslid zijn instemming geeft. De nieuwe regeling stelt een verbod op represailles vast ter vergelding voor een melding of openbaarmaking. De definitie van represailles is ruim omschreven. Denk bijvoorbeeld negatieve beoordelingen of ontslag, verandering van taken, financiële sancties, reputatieschade, … De bescherming tegen sancties is onbeperkt in tijd.