Om in aanmerking te komen voor een toelage moet het project aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Geen winstgevend doel hebben.
• Een vernieuwend karakter hebben.
• Qua omvang, opzet en inhoud niet vallen onder de normale activiteiten van de vereniging en een uitzonderlijke inspanning vergen van de vereniging, waaruit een bijzondere inzet van de (bestuurs-)leden van de vereniging blijkt.
• Een open karakter hebben waardoor elke burger vrij kan deelnemen of er vrij kennis van nemen.
• In principe in Bocholt plaatsvinden tenzij aangetoond wordt dat het project op een positieve en geplande wijze het beeld over Bocholt en over de Bocholter cultuur duidelijk uitdraagt (ambassadeurschap).
• Een project kan een samenwerkingsverband zijn, maar dan moet, wanneer de eindverantwoordelijkheid of de hoofdorganisatie van het project bij anderen ligt, de aanvrager het eigen aandeel duidelijk aantonen (inhoud, inzet van middelen en personeel, budget).
• Bij de totstandkoming van een werk van letterkunde of kunst bestaat steeds een risico op plagiaat of andere, bewust of onbewuste, inbreuken op geldende wetgeving met betrekking tot het auteursrecht. Niet alleen om zichzelf hiertegen te beschermen, maar ook de aanvrager van het erfgoedproject en andere betrokken partijen, wordt voorgesteld om een verklaring op eer op te nemen in de aanvraag.
  Wanneer na een gerechtelijke procedure zou blijken dat er effectief sprake is van een inbreuk op het auteursrecht en/of de naburige rechten, kan het gemeentebestuur de subsidie integraal terugvorderen.

In de beoordeling van de aanvraag zal rekening worden gehouden met volgende criteria:

• De omvang van het project (te beoordelen op basis van een projectbegroting) en de relatie ervan tot de reguliere werking van de aanvrager.
• De wijze van het verzekeren en het voorzien van inkomstenbronnen, andere dan de projectbetoelaging. Een aanvraag, die blijk geeft van onvoldoende initiatief tot het verwerven van inkomsten, kan niet rekenen op een ongelimiteerde projectbetoelaging.
• Het effect van het project op de bewaring en ontsluiting van het (on)roerend erfgoed.
• Het effect van het project op de positieve uitstraling van Bocholt.

Hoe aanvragen

De schriftelijke en gemotiveerde aanvraag voor een projecttoelage dient ten laatste vier maanden voor de aanvang van het project op het geëigende aanvraagformulier toe te komen bij het gemeentebestuur van Bocholt. De projectaanvraag moet minstens volgende elementen bevatten:

• Identificatiegegevens van de aanvrager.
• Praktische gegevens, omschrijving (titel, datum, plaats,…) en motivering van het project.
• Gewenste toelage, doelstellingen en werkwijze.
• Gedetailleerde begroting (inkomsten en uitgaven).
• Eventuele bijkomende bewijsstukken om de aanvraag te staven.

Het bestuur van het adviesorgaan voor cultuur is bevoegd om adviezen omtrent de ingediende projecten te formuleren, de administratie toetst de projecten aan de objectieve criteria. Verenigingen kunnen door de administratie en/of het adviesorgaan uitgenodigd worden om een project toe te lichten.

Met betrekking tot de toekenning, de bepaling van het toelagebedrag en de uitbetaling van de projecttoelage, hanteert het gemeentebestuur volgende regels:

• De toelage kan nooit meer bedragen dan het totaal van de gemaakte kosten.
• Bij een project waarvoor een toelage lager of gelijk aan € 1.000,00 wordt toegekend, krijgt de aanvrager dit bedrag meteen uitbetaald.
  • Op basis van het eindverslag en de volledige afrekening zal het college van burgemeester en schepenen, na advies van het bestuur van het adviesorgaan cultuur, een definitief toelagebedrag vastleggen.
  • Wanneer het oorspronkelijk bedrag wordt bevestigd door het college, is het bedrag definitief toegekend.
  • Wanneer een lager saldo dan het oorspronkelijke wordt bevestigd, kan het college beslissen om een gedeelte van de al uitgekeerde betoelaging terug te vorderen.
  • Wanneer een hoger saldo dan het oorspronkelijke wordt bevestigd, kan het college beslissen om bovenop de oorspronkelijke toelage het verschil tussen het oorspronkelijke en definitieve saldo te betoelagen.

• Bij een project waarvoor een hoger toelagebedrag dan € 1.000,00 wordt toegekend, krijgt de aanvrager meteen 75 % van dit bedrag uitbetaald. Op basis van het eindverslag en de volledige afrekening zal het college van burgemeester en schepenen, na advies van het bestuur van het adviesorgaan cultuur, een definitief toelagebedrag vastleggen:
  • Wanneer het oorspronkelijk bedrag wordt bevestigd door het college, zal het saldo van 25 % betoelaging uitbetaald worden.
  • Wanneer een lager saldo dan het oorspronkelijke wordt bevestigd, kan het college beslissen om de finale schijf van 25% projectbetoelaging niet of slechts gedeeltelijk uit te betalen of kan het zelfs een gedeelte van de al uitgekeerde betoelaging terugvorderen.
  • Wanneer een hoger saldo dan het oorspronkelijke wordt bevestigd, kan het college beslissen om bovenop de finale schijf van 25% projectbetoelaging het verschil tussen het oorspronkelijke en definitieve saldo te betoelagen.
• De aanvrager moet binnen de 6 maanden na beëindiging van het project, een beknopt inhoudelijk en financieel verslag indienen, met als bijlagen: de nodige bewijsstukken van de gemaakte onkosten.
• Het niet indienen van een verslag kan volledige terugvordering van het toelagebedrag tot gevolg hebben.